Informes de visita cada vez más eficaces (parte 1/3)
Además de ayudar al franquiciado a desarrollar su negocio a su máximo potencial, los informes de visita son ante todo una valiosa fuente de datos para el franquiciador. Una vez analizados, estos datos permiten a la central tener un informe sobre el dominio de diversos temas clave por parte de sus franquiciados y, además, son un indicador fiable del estado de una implantación en un momento determinado.
El análisis acertado de estos informes no puede realizarse sin una configuración completa previa de los formularios de auditoría y el uso de herramientas estadísticas. También requiere una interfaz ergonómica para una comprensión rápida y clara de estos datos. Con este objetivo, Cerca trabaja continuamente con sus clientes para desarrollar herramientas cada vez más pertinentes y así responder a problemáticas cada vez más concretas.
Configura tus formularios de informe de visita con aún más precisión
Decidir la estacionalidad de un formulario, configurar su acceso para uno o varios grupos de usuarios o programar recordatorios para no olvidar nunca una sola visita de animación: estas son algunas de las nuevas funcionalidades incluidas en el editor de formularios de informes de visita.
Para saber más, dirígete a la pestaña 🏢 Animación de implantación → 👁️ Informe de visita → ⚙️ Configuración (Admin)
Una vez en esta página, ahora tendrás la posibilidad, al editar un formulario, de acceder a parámetros adicionales en la pestaña ⚙️ Avanzado.
Descubrámoslos juntos:
🔔 Recordatorios para tus visitas de animación
📅 Formularios visibles por estacionalidad
👁️ Accesos específicos para tus usuarios y tus formularios
🔔 Recordatorios para la firma de los informes de visita por parte de tus franquiciados
No olvides ninguno de tus auditorías gracias a los recordatorios de obligación de visita
Las visitas de animación forman parte de las obligaciones de la central de la red. Es fundamental asegurarse de que no se olvide ninguna y de que los animadores de implantación y los directores de animación sean siempre notificados con antelación para organizarlas de la mejor manera posible.
Estos 🔔 Recordatorios para las obligaciones de visita te permiten programar avisos según su frecuencia —ya sea diaria, mensual o anual— y notificar a tus animadores de implantación y directores de animación antes de la fecha de vencimiento.
Cabe señalar que los recordatorios de visita para una implantación se basan siempre en la fecha del último informe de auditoría. Para darte un ejemplo más concreto: si en febrero programas una auditoría el día 1 del mes, el mes siguiente recibirás un recordatorio de visita para el 1 de marzo. Sin embargo, si en marzo decides posponer esa auditoría y finalmente se realiza el 3 de marzo, en abril recibirás una notificación para hacer tu auditoría el 3 de abril y no el 1 de abril.
Para activar esta función, nada más sencillo: solo tienes que marcar ☑️ Activar la obligación de visita, luego indicar el número de obligaciones de visita por día, mes o año que sean necesarias, así como el número de días previos a la visita en los que deseas notificar a tus animadores de implantación y directores de animación.
Los animadores de red y los directores de animación serán notificados por correo electrónico X días antes de la fecha del día de la auditoría, pero también podrán encontrar esta información en la ficha de implantación de los informes de visita correspondientes.
Formularios visibles por estacionalidad
En esta pestaña, puedes configurar la disponibilidad de un formulario en fechas definidas. Para hacerlo, marca la casilla ☑️ Activar en la sección 📅 Período. Esto te permite elegir a partir de qué fecha estará disponible un formulario en particular. Cabe destacar que no es obligatorio indicar una fecha de finalización si no es necesaria.
Sin embargo, si añades una fecha de finalización, encontrarás esta información al editar un informe de visita para una implantación o durante la configuración de un formulario.
Define accesos específicos para tus usuarios y tus formularios
En 👁️ Visibilidad, ahora puedes configurar los accesos a tus diferentes formularios. Esta nueva funcionalidad te permite decidir, de manera precisa, qué grupos del sistema tienen acceso a un formulario en particular. También puedes definir que ciertos informes de visita solo estén disponibles para determinadas implantaciones o grupos de implantaciones.
Programa recordatorios para la firma de los informes de visita por parte de tus franquiciados
Gracias a los 🔔 Recordatorios, notifica a tus franquiciados que el formulario del último informe de visita aún no ha sido firmado. Basta con seleccionar un número de días después de la finalización de la auditoría para recordar a tu franquiciado que añada su firma a este documento. Por supuesto, es posible programar varios recordatorios.
Un gran agradecimiento a nuestras enseñas por sus comentarios, que nos permiten mejorar nuestro software día a día, y en especial a TOMA Intérim por contribuir a la mejora de una de estas funcionalidades.
¡Hasta pronto con nuevas funcionalidades! 😉
