Les tâches chronophages et répétitives sont un problème courant que rencontrent les franchiseurs tout au long de leur parcours. Il peut s’agir de la comptabilité, du suivi des projets internes, des formalités administratives, etc. Dans un souci d’optimisation, il paraît évident qu’il faille sous-traiter certaines de ces missions qui, bien que peu stimulantes, restent essentielles. Ici, nous présentons des mesures que vous pouvez mettre en place en tant que franchiseur pour optimiser votre temps et vous concentrer sur votre cœur de métier.
Opter pour un logiciel de gestion du réseau
Effectuer des tâches répétitives, même les plus faciles, augmente le risque d’erreur. Afin de minimiser ce risque, la technologie a fait émerger une nouvelle approche. Il s’agit de l’automatisation des différents processus. Elle permet de mieux structurer ces processus et de réduire leur temps d’exécution via des algorithmes qui accomplissent automatiquement les tâches qui y sont liées.
Un logiciel de gestion comme Franchise on Cloud a les composantes qui permettent d’encadrer tout le cœur de métier de votre entreprise. Avec plus de 250 fonctionnalités, il vous permet :
De manager et d’organiser votre réseau
Diriger une franchise, c’est organiser et faire évoluer un réseau d’entreprises de tailles variables qui comptent sur votre expertise. Disposer d’un tel logiciel permet la gestion et le compte rendu des événements du réseau. Vous pouvez facilement organiser des challenges commerciaux et des sondages pour animer vos équipes. Sachant que les franchisés ont besoin d’une certaine formation pour commencer, Franchise on Cloud permet la création de formations interactives. Tous les tests et les résultats sont visibles en ligne.
Réseauter veut dire gérer des projets et travailler de manière collaborative. C’est ainsi qu’il vous donne accès à des groupes de travail publics ou privés avec fil de discussion. Vous pourrez donc suivre les projets internes avec un gestionnaire de tâches et un système de rappel. Aussi, vos animateurs réseaux vont vite se rendre compte de l’utilité d’un bon logiciel de gestion, les communications sont fluides et les éventuels soucis à remonter peuvent être communiqués aisément.
Recruter les futurs franchisés
Un espace où vous affichez vos visuels, actualités, vidéos et où vous donnez progressivement accès à du contenu servant à la formation du franchisé est disponible. Très vite, le candidat est rassuré par le professionnalisme et la rigueur du processus candidat. Celui-ci annonce des outils performants pour la réussite du futur franchisé et le développement de son activité. En une seule fois, vous pouvez paramétrer le parcours candidat en l’adaptant à un modèle déjà existant.
Franchise on Cloud vous permet d’automatiser de nombreuses tâches en les configurant une seule fois. Vous pourrez faire des modifications en temps voulu. Le recrutement de vos futurs franchisés est alors fait de façon bien plus fluide et efficace.
Bien gérer son emploi du temps et celui des événements du réseau
Cette gestion ne peut être optimale que si vous savez répartir les différentes actions à mener au sein de votre équipe. Cela peut se faire de manière quotidienne, mais vous risquez de perdre du temps. Il faudra donc mettre en place une répartition qui tient sur le temps. Dès lors, plusieurs facteurs entrent en jeu :
L’évaluation de l’organisation du travail de vos équipes
Vous devez être certain de la motivation, du bien-être et de la performance de vos équipes. Pour cela, communiquez avec eux afin d’avoir plus de détails sur les spécificités de chacun. Tous et toutes ont une bonne connaissance des tâches qui leur correspondent le mieux. Vous pouvez ainsi vous servir de cela comme base pour répartir le travail. Après avoir procédé à cette évaluation qui était en quelque sorte du ressort du travailleur, vous pouvez faire appel à une tierce personne. Le but ici est d’être le plus objectif possible. Il peut s’agir d’un chef de service ou d’un spécialiste de l’organisation du travail.
La prise en compte des différences de chacun
Vous cherchez à optimiser l’utilisation de votre temps. Mais n’oubliez pas aussi que vous visez une certaine performance et de la constance dans celle-ci. Vous devez donc prendre en compte les différences de chaque membre de vos équipes pour éviter que certaines tâches ne soient bâclées. Ici, la communication est aussi à mettre en jeu, mais surtout, il faudra savoir regarder au-delà de leur savoir-faire ou de leurs compétences techniques. L’aspect humain devra être considéré.
Gagner du temps dans la répartition des tâches
Pour cela, utilisez un tableau de répartition des tâches. On y retrouve les fonctions et responsabilités de chaque membre d’équipes et les moyens qu’ils devront mettre en œuvre pour atteindre leurs objectifs. Les critères de répartition sont :
- Le temps de travail
- Les qualifications de chacun
- Les aspirations de chacun
Franchiseurs, apprenez à prendre du recul
Vous avez entre vos mains les projets ou les rêves d’un tas de personnes qui comptent sur vous. Et dans cette configuration où la pression règne, prendre le temps de se remettre en question n’est pas réellement donné. Vous pouvez donc très vite vous mélanger et ne pas considérer les spécificités de chacun de vos franchisés. À un moment donné, il vous faudra lever le pied et tout remettre en question.
Avec les principaux associés de la franchise, faites des réunions pour prendre le pouls de votre entreprise et mesurer son climat social. Vous pourriez vous rendre compte des décisions qui ont pu ralentir l’évolution globale de la franchise et les changer. Il peut s’agir de la formation qui est à revoir, de la manière dont vous devez faire profiter de votre réseau. Du côté financier, car oui, il compte, il s’agira de regarder :
- La croissance du chiffre d’affaires et des bénéfices
- La rentabilité
- La solidité financière
- La capacité d’autofinancement
- Le fonds de roulement
De plus, avoir pris du recul peut vous mener à opter pour le dernier point suivant :
Savoir déléguer à du personnel qualifié
Nombreuses sont les franchises qui accueillent des franchisés qui n’exercent pas forcément dans le même secteur d’activités qu’elles. Ou même au sein des équipes, il peut avoir des corps de métier dont les activités peuvent être mieux prises en charge par un professionnel externe à l’entreprise. Il est important de savoir identifier ces cas de figure et d’avoir l’intelligence de déléguer. On ne peut pas tout faire et au fond, c’est la performance qu’on vise. Sachant que dans les franchises, c’est le réseau qu’on met en avant, vous pourrez donc faire appel à des :
- Responsables marketing
- Des agences marketing pour votre communication.
Un cabinet d’expert-comptable est aussi envisageable. C’est une solution économiquement viable lorsque vous avez besoin :
- De bonnes propositions sur les outils de gestion
- D’une vision globale de votre activité en temps réel
En somme, toutes ces solutions permettent d’avoir plus de temps à accorder à votre cœur de métier. Elles consistent principalement à sous-traiter tout ce qui est chronophage ou mieux fait par les autres. Et pour être sûr de faire les meilleurs choix, il faudra savoir prendre du recul. En considérant tout cela et grâce à un bon logiciel de gestion, votre franchise ne saura que très bien se porter.
