Des rapports de visite toujours plus efficaces (partie ⅓)
Outre le fait d’aider le franchisé à développer son activité à son plein potentiel, les rapports de visite sont surtout une source de données précieuse pour le franchiseur. Une fois analysées, ces données permettent à la tête de réseau d’avoir un compte rendu sur la maitrise de divers sujets clés par leurs franchisés et sont en plus un indicateur fiable de l’état d’une implantation à un instant T.
L’analyse avisée de ces rapports ne peut s’effectuer sans un paramétrage complet en amont des formulaires d’audits et l’utilisation d’outils statistiques. Elle requiert également une interface ergonomique pour une compréhension rapide et perspicace de ces données. Dans ce but, Franchise On Cloud travaille en continu avec ses clients pour développer des outils toujours plus pertinents et ainsi répondre à des problématiques toujours plus concrètes.
Paramétrez encore plus finement vos formulaires de rapport de visite
Décider de la saisonnalité d’un formulaire, paramétrer son accès à un ou plusieurs groupes d’utilisateurs ou programmer des rappels pour ne plus jamais oublier une seule visite d’animation, telles sont les fonctionnalités qui font partie des nouveautés pour l’édition d’un formulaire de rapport de visite.
Pour en savoir plus, rendez-vous dans l’onglet 🏢 Animation implantation → 👁️ Rapport de visite → ⚙️ Configuration (Admin)
Arrivé sur cette page, vous aurez désormais la possibilité, lors de l’édition d’un formulaire, d’accéder à des paramètres supplémentaires dans l’onglet ⚙️Avancé.
Découvrons-les ensemble :
🔔 Des rappels pour vos visites d’animation
📅 Des formulaires visibles par saisonnalité
👁️ Des accès spécifiques pour vos utilisateurs pour vos formulaires
🔔 Des rappels pour la signature des rapports de visite par vos franchisés
N’oubliez jamais un seul de vos audits grâce aux rappels d’obligation de visite :
Les visites d’animations font partie des obligations de la tête de réseau. Il est fondamental de s’assurer qu’aucune n’ait été oubliée et que les animateurs d’implantation et directeurs d’animation soient toujours notifiés en amont pour les organiser au mieux.
Ces 🔔 Rappels pour les obligations de visite vous permettent de programmer des rappels en fonction de la fréquence de celles-ci, qu’elles soient par jour, mois ou année et de notifier vos animateurs d’implantations et directeurs d’animation avant la date d’échéance de ces dernières.
À noter que les rappels de visites pour une implantation se font toujours à partir du dernier audit en date. Pour vous donner un exemple plus concret, si en Février vous programmer un audit le 1er du mois, le mois prochain, vous aurez un rappel d’obligation de visite pour le 1er Mars. Mais si en Mars, vous décidez de décaler cet audit et que ce dernier a lieu le 3 Mars, cela en résulte que le mois d’Avril prochain, vous aurez une notification pour faire votre audit pour le 3 Avril et non pour le 1er Avril.
Pour activer cette fonctionnalité, rien de plus simple, il vous suffit de cocher ☑️ Activer l’obligation de visite, puis de renseigner le nombre d’obligations de visite par jour, mois ou années nécessaire ainsi que le nombre de jours souhaités avant la visite pour notifier vos animateurs d’implantation et directeurs d’animation.
Les animateurs réseaux et directeurs d’animation seront prévenus par mail X jours avant la date du jour de l’audit, mais ils pourront également retrouver cette information sur la fiche implantation des rapports de visite pour l’implantation concernée.
Des formulaires visibles par saisonnalité :
Dans cet onglet, vous pouvez configurer la disponibilité d’un formulaire sur des dates définies. Pour ce faire, cocher la case ☑️ Activer dans la rubrique 📅 Période. Cela vous permet de choisir à partir de quelle date un formulaire en particulier sera disponible. À noter qu’il n’est pas obligatoire de renseigner une date de fin si cette dernière n’est pas nécessaire.
Si toutefois, vous ajoutez une date de fin, vous retrouverez cette information pendant l’édition d’un rapport de visite pour une implantation ou au cours de la configuration d’un formulaire.
Définissez des accès spécifiques pour vos utilisateurs pour vos formulaires :
Dans 👁️ Visibilité, vous pouvez dès à présent paramétrer les accès à vos différents formulaires. Cette nouvelle fonctionnalité vous permet de décider, de manière précise, de quels sont les groupes systèmes qui ont accès à un formulaire en particulier. Vous pouvez également définir que certains rapports de visite ne seront disponibles que pour certaines implantations ou groupes d’implantations.
Programmez des rappels pour la signature des rapports de visite par vos franchisés :
Grâce aux 🔔 Rappels, notifiez vos franchisés que le formulaire du dernier rapport de visite n’a pas encore été signé. Il vous suffit de sélectionner un nombre de jours après la finalisation de l’audit pour rappeler à votre franchisé d’apposer sa signature sur ce document. Il est bien évidemment possible de planifier plusieurs rappels.
Un grand merci à nos enseignes pour leur retour qui nous permettent d’améliorer quotidiennement notre logiciel, et tout particulièrement à l’enseigne TOMA Intérim pour l’amélioration d’une de ces fonctionnalités.
À bientôt pour de nouvelles fonctionnalités ! 😉
