Las tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo son un problema común al que se enfrentan los franquiciadores a lo largo de su trayectoria. Pueden ser tareas como la contabilidad, el seguimiento de proyectos internos, los trámites administrativos, etc. En un enfoque de optimización, es lógico externalizar algunas de estas misiones que, aunque poco estimulantes, siguen siendo esenciales. Aquí presentamos algunas medidas que puedes aplicar como franquiciador para optimizar tu tiempo y concentrarte en tu actividad principal.
Optar por un software de gestión de red
Realizar tareas repetitivas, incluso las más sencillas, aumenta el riesgo de error. Para minimizar este riesgo, la tecnología ha dado lugar a un nuevo enfoque: la automatización de los diferentes procesos. Esta permite estructurar mejor dichos procesos y reducir su tiempo de ejecución mediante algoritmos que realizan automáticamente las tareas asociadas.
Un software de gestión como Cerca incluye los componentes necesarios para gestionar todo el núcleo del negocio de su empresa. Con más de 250 funcionalidades, le permite:
Gestionar y organizar su red
Dirigir una franquicia, es organizar y desarrollar una red de empresas de distintos tamaños que cuentan con su experiencia. Contar con un software como este permite gestionar y hacer seguimiento de los eventos de la red. Puede organizar fácilmente retos comerciales y encuestas para dinamizar a sus equipos. Dado que los franquiciados necesitan formación específica para empezar, Cerca permite crear formaciones interactivas. Todas las pruebas y resultados son visibles en línea.
Crear una red significa gestionar proyectos y trabajar de forma colaborativa. Así, tendrá acceso a grupos de trabajo públicos o privados con hilo de discusión. Podrá seguir los proyectos internos con un gestor de tareas y un sistema de recordatorios. Además, sus animadores de red se darán rápidamente cuenta de la utilidad de un buen software de gestión, las comunicaciones son fluidas y los posibles problemas pueden comunicarse fácilmente.
Reclutar a los futuros franquiciados
Hay un espacio disponible donde puedes mostrar tus imágenes, noticias, vídeos y dar acceso progresivo a contenido destinado a la formación del franquiciado. Muy rápidamente, el candidato se siente tranquilo gracias al profesionalismo y la rigurosidad del proceso de selección. Este proceso revela herramientas eficaces para el éxito del futuro franquiciado y el desarrollo de su actividad. En una sola acción, puedes configurar el recorrido del candidato adaptándolo a un modelo ya existente.
Cerca le permite automatizar muchas tareas configurándolas una sola vez. Podrá realizar modificaciones cuando sea necesario. La captación de sus futuros franquiciados se realiza entonces de manera mucho más fluida y eficaz.
Gestionar eficazmente su agenda y los eventos de la red
Esta gestión solo puede ser óptima si sabe cómo repartir las diferentes acciones que deben llevarse a cabo dentro de su equipo. Esto se puede hacer a diario, pero corre el riesgo de perder tiempo. Por lo tanto, será necesario establecer una distribución a largo plazo. A partir de ahí, entran en juego varios factores:
Evaluación de la organización del trabajo de sus equipos
Debe estar seguro de la motivación, el bienestar y el rendimiento de sus equipos. Para ello, comuníquese con ellos para obtener más detalles sobre las especificidades de cada persona. Todos y todas tienen un buen conocimiento de las tareas que mejor les corresponden. Puede utilizar esto como base para distribuir el trabajo. Tras realizar esta evaluación, que en cierto modo dependía del trabajador, puede recurrir a una tercera persona. El objetivo aquí es ser lo más objetivo posible. Puede tratarse de un jefe de departamento o de un especialista en organización del trabajo.
Tener en cuenta las diferencias de cada persona
Busca optimizar el uso de su tiempo. Pero no olvide que también apunta a un cierto nivel de rendimiento y constancia. Por lo tanto, debe tener en cuenta las diferencias de cada miembro del equipo para evitar que algunas tareas se hagan con prisas o de forma deficiente. Aquí también entra en juego la comunicación, pero sobre todo, deberá saber mirar más allá del conocimiento o de las habilidades técnicas. El aspecto humano también debe ser considerado.
Ahorrar tiempo en la distribución de tareas
Para ello, utilice una tabla de asignación de tareas. En ella se encuentran las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo, así como los medios que deberán implementar para alcanzar sus objetivos. Los criterios de asignación son:
- Tiempo de trabajo
- Las cualificaciones de cada miembro del equipo
- Las aspiraciones de cada miembro del equipo
Franquiciadores, aprendan a tomar distancia
Tienes en tus manos los proyectos o sueños de muchas personas que confían en ti. Y en esta configuración donde reina la presión, tomarse el tiempo para reflexionar no siempre es fácil. Puedes confundirte rápidamente y no tener en cuenta las especificidades de cada uno de tus franquiciados. En algún momento, tendrás que levantar el pie del acelerador y replanteártelo todo.
Tienes en tus manos los proyectos y sueños de muchas personas que confían en ti. Y en este contexto donde reina la presión, tomarte el tiempo para reflexionar no siempre es fácil. Puedes perderte rápidamente y no tener en cuenta las particularidades de cada uno de tus franquiciados. En algún momento, tendrás que levantar el pie del acelerador y replanteártelo todo.
- El crecimiento de la facturación y los beneficios
- La rentabilidad
- La solidez financiera
- La capacidad de autofinanciación
- El fondo de maniobra
Además, haber tomado distancia puede llevarte a optar por el siguiente y último punto:
Saber delegar en personal cualificado
Son muchas las franquicias que acogen a franquiciados que no necesariamente provienen del mismo sector de actividad. Incluso dentro de los equipos, puede haber profesiones cuyas tareas pueden ser mejor gestionadas por un profesional externo a la empresa. Es importante saber identificar estos casos y tener la inteligencia de delegar. No se puede hacer todo, y en el fondo, lo que se busca es el rendimiento. Dado que en las franquicias se valora la fuerza de la red, podrás recurrir a:
- Responsables de marketing
- Agencias de marketing para tu comunicación.
Un despacho de contabilidad también es una opción. Es una solución económicamente viable cuando necesitas:
- Buenas propuestas sobre herramientas de gestión
- Una visión global de tu actividad en tiempo real
En resumen, todas estas soluciones te permiten dedicar más tiempo a tu actividad principal. Consisten principalmente en externalizar todo lo que sea una pérdida de tiempo o que otros pueden hacer mejor. Y para asegurarte de tomar las mejores decisiones, deberás saber tomar distancia. Teniendo todo esto en cuenta, y con un buen software de gestión, tu franquicia no podrá más que irle muy bien.
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